Case Study

CRM a project management nástroj na mieru

Pre úzko špecializovanú firmu TJ-Legal sme vytvorili nástoj na správu úloh, notifikačný systém a systém na vyhodnocovanie efektivity.

O firme

TJ-Legal je jednotkou na Slovensku v oblasti vrátenia daní zo zahraničia. Svojim klientom pomáha získať peniaze zarobené v zahraničí a tiež pomáha so získaním rodinných prídavkov.

Služby

Wireframing, UX/Ui, Design, Testovanie

1. Čo sme urobili

Získanie daní zo zahraničia je komplikovaný a dlhotrvajúci proces, plný byrokracie a papierovačiek. Z dôvodu vysokej špecializácie firmy si TJ-Legal nedokázal na trhu nájsť vhodný CRM nástroj. Boli sme oslovení s vytvorením custom CRM a project management nástroja na mieru.

Vlastný nástroj zvláda:

  • Sledovanie úloh, stavu a alokácie zamestnancov. 
  • Automatický notifikačný systém pre odbúranie nevyhnutnej e-mailovej komunikácie s klientmi.
  • Dochádzkový a analytický systém vyhodnocovania efektivity úloh a zamestnancov.
  • Knowledge base s databázou najčastejších odpovedí, ktoré si môžu zamestnanci sami dopĺňať.
     

2. Problémy

TJ-Legal ako špecialista na vrátenie daní musí naraz sledovať desiatky rozpracovaných úloh a zároveň neustále informovať klientov o stave ich žiadosti. Pred nasadením nového CRM systému využívala firma vlastný systém. Jeho funkcionalita bola obmedzená a išlo len o tabuľku, ktorú bolo možné filtrovať. 

Klient sa dlhodobo trápil so sledovaním stavu žiadostí a rozpracovaných úloh a najmä strácal čas e-mailovou komunikáciou s klientmi, ktorá zaberala príliš veľa času. Vedenie firmy si veľmi zakladá na efektívnom využití pracovnej sily, a preto nás požiadali aj o implementáciu analytiky a reportov pre pravidelné hodnotenie zamestnancov. 
 

3. Riešenie

Na začiatku spolupráce sme si definovali tri hlavné problémy, ktoré musel nový systém zvládať: 

  • Sledovanie žiadostí o vrátenie daní.
  • Notifikačný systém pre komunikáciu s klientom.
  • Reporty pre vyhodnotenie úloh a dochádzky zamestancov.

S klientom sme si prešli do detailu celý postup vrátenia daní. Najväčšou úlohou bolo spojiť jednoduché používanie systému s veľkými možnosťami, ktoré mal obsahovať. 

Po spísaní technických parametrov sme sa pustili do tvorby interaktívnych wireframov, ktoré si mohol klient preklikať. Klient tak jednoducho zistil, čo ešte potrebuje pridať alebo zmeniť. Celú dobu sme mysleli na slová klienta, ktorý vyžadoval najmä jednoduché používanie, keďže nie všetci zamestnanci sú technicky zdatní.

Následne sme sa pustili do spracovania grafiky. Vyladili sme ešte posledné nedostatky a mysleli na správne UX/UI. Grafické práce zabrali niekoľko týždňov a po niekoľkých kolách interného testovania a vylepšovania sme sa pustili do programovania. 

Klient pracuje s vlastným programátorom. To však nebol problém. Všetko sme si vysvetlili, dodali sme podklady a pravidelnou komunikáciou a testovaním sme dohliadali na správnu implementáciu systému. 
 

4. Výsledok

TJ-Legal získal vďaka našej spolupráci unikátny CRM a Project management nástroj. Spĺňa všetky požiadavky špecializovanej firmy a uľahčuje každodenné úlohy. 

Nový CRM nástroj pre klienta priniesol

  • Ušetrený čas zamestnancov zjednodušením každodennej agendy. 
  • Zvýšili vernosť klientov automatickým systémom notifikácií, vďaka čomu klienti vedia, ako je na tom ich žiadosť a kedy ich peniaze dostanú späť.
  • Vedenie firmy šetrí peniaze vďaka možnosti reportovania úloh a efektivity zamestnancov.
     

Admin a CRM tool

Kontaktujte nás

Získajte ponuku na mieru. Odpovieme najneskôr do 24 hodín (väčšinou oveľa rýchlejšie).